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30-11-2016
La Gestión Corporativa del e-Expediente

Conferencia de Jordi Masias Muntada // Socio-Director de AGTIC Consulting

El hecho más drástico e importante de lo que significa la 39/2015 para los Ayuntamientos y la Administración en general, es que a partir del 2 de octubre los únicos documentos administrativos con validez jurídica serán los electrónicos.

Todos sabemos que la mejor manera de cambiar las cosas es que nos obliguen a hacerlo y ahora es el momento. Las Administraciones que ya funcionan electrónicamente han mejorado su eficiencia. Y la no que es el paradigma es la Agencia Tributaria de España. Todos recordamos que hace tiempo presentábamos las declaraciones de la renta con documentos que comprábamos en los estancos, después vino el programa Padre, posteriormente internet y ahora, la Agencia Tributaria es la primera Administración realmente electrónica. Siempre ha ido por delante del resto de Administraciones. Y, es posible pensar que detrás de la última Ley 39/2015, hay la voluntad de la Agencia Tributaria de buscar y encontrar los posibles fraudes de los contribuyentes.

Es evidente que se trata de una paso difícil, pero cuando se llegue, el tiempo de tramitaciones es mucho más rápido y los costes, sobre todo de personal, disminuyen de forma importante, al menos los destinados a realizar actuaciones con poco valor añadido: validar, trasladar, buscar documentos, etc…

Las herramientas que hoy utilizamos requieren de mucho personal y este, con poco valor añadido. Pero cada vez más, el perfil de los funcionarios será más técnico y de más valor. Personas que analicen la información y realicen actuaciones proactivas y por tanto, cada vez más, con el objetivo de atender mejor al ciudadano como asesores personales. La Administración avanza para pasar de ser proactiva a ser reactiva, al disponer de toda la información en un formato fácil de gestionar y explotar.

A veces, aún hoy, solicitamos al ciudadano que nos aporte documentos que ya nos había aportado e incluso que la propia Administración ha generado, así mismo la Ley 22/2007 indicaba que no se debían solicitar documentos que ya se habían aportado. Con la Ley 39/2015 identificaremos si los documentos ya los tenemos para no volver a solicitarlos.

La nueva normativa y los beneficios de la Administración sin papeles

De la Ley 39/2015, los artículos que ponen en relieve el cambio son el artículo 26 que indica que los documentos administrativos “son electrónicos” a menos que su naturaleza exija ser de otro modo más adecuado. Y el artículo 70 que prevé la formación de un “expediente administrativo electrónico”.

La introducción del documento y expediente electrónico como columna vertebral de la gestión administrativa, puede comportar múltiples beneficios, además del propio cumplimiento normativo:

  • Eliminación del uso de papel, así los costes en tiempo y dinero derivados de su transporte, traslado y almacenaje.
  • Automatización de los procesos, con la posibilidad de gestionar determinados servicios de forma automática.
  • Reducción de las tareas sin valor añadido, que podrán ser ejecutadas por herramientas tecnológicas, destinando recursos humanos a tareas que aporten más valor a la organización y a los ciudadanos y resulten a la vez, más enriquecedoras.
  • Mejor servicio al ciudadano con un coste inferior.
  • Gestionar la interoperabilidad de forma eficiente.Se debe abordar el proyecto de forma corporativa y con un modelo predefinido
  • El proyecto de gestión del documento y expediente electrónico, debe ser abordado de forma corporativa y con un modelo predefinido, si no es así, acaba aportando alguno de los siguientes problemas:
  • Pérdida de la validez del documento electrónico.
  • Alta complejidad en lagestión de todo el ciclo de vida.
  • Pérdida de algunas de las ventajas: reducción de tiempo y costes, no automatización de los procesos, entre otros.
  • Incremento de las tareas sin valor añadido: gestión manual de los documentos electrónicos.
  • No optimizar la gestión de la interoperabilidad.

Modelo de gestión del documento electrónico

Las decisiones que se deben tomar a nivel corporativo son:

  • ¿Cómo debe ser el ciclo de vida del expediente electrónico (creación, cierre, foliado, eliminación, envío y archivo, …?
  • ¿Cómo digitalizaremos un documento?
  • ¿Qué firmas electrónicas generaremos y como garantizamos su conservación?
  • ¿Qué metadatos hemos de complementar al documento y expediente electrónico?
  • ¿Qué políticas de acceso daremos a los documentos y expedientes electrónicos a lo largo de su ciclo de vida?
  • ¿Qué tareas podemos automatizar?¿Qué podemos externalizar?
  • ¿Qué responsabilidades tienen las personas que participan en el ciclo de vida?
  • ¿Cómo preservaremos los expedientes electrónicos?Así mismo, el Ayuntamiento deberá disponer, entro otras, de herramientas de tramitación (firma electrónica) y herramientas de gestión que generen documentos electrónicos (digitalización); un gestor documental y un archivo electrónico único.
  • Para poder garantizar que el documento y expediente electrónico sea seguro, gestionable, interoperable y preservable, debemos definir dos herramientas importantes: el modelo de gestión del documento y expediente electrónico y, la política de gestión del documento electrónico.

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El documento electrónico en la Administración

A continuación indicamos cuales son las principales herramientas que un Ayuntamiento debe tener para poder gestionar el expediente electrónico con todas las garantías jurídicas y cuál es el estado actual de los Ayuntamientos, según nuestra experiencia:

Herramienta

Implantación

Herramienta de tramitación

Media

Porta-firmas

Media/Baja

Gestor documental

Baja

Política y modelo de gestión del documento y expediente electrónico

Muy baja

Acceso a servicios de interoperabilidad

Baja

Archivo seguro

Muy baja

Herramientas de resellado de documentos electrónicos

Muy baja

Evidencias electrónicas

Muy baja

Herramientas de digitalización segura e impresión segura (CSV)

Media/Baja

 

Estrategias de implantación del expediente electrónico

Básicamente son dos las estrategias para implantar el expediente electrónico con las ventajas e inconvenientes correspondientes para cada una de ellas: la reingeniería de procesos y la utilización de herramientas de gestión de expedientes que ya se encuentran en el mercado con la participación intensa de un trabajador público.

Lo que se refiere a la reingeniería, la ventaja principal es que se automatiza mucho el proceso y, por lo tanto, el tiempo y el coste de tramitación se reducen. En cambio como principal inconveniente está el tiempo de puesta en funcionamiento que es muy alto, no se toleran casos especiales y es mucho más complejo realizar los cambios al sistema que la normativa requiere.

Lo que se refiere a la utilización de herramientas de gestión de expedientes que ya se encuentran en el mercado, con la participación del trabajador público de forma intensa, destacaríamos que es más rápido de poner en funcionamiento, tolerante a los casos especiales y a los cambios y más aceptado por la organización. En cambio, no se aprovecha al máximo la automatización y a veces el proceso no es el óptimo.

Conclusiones

Como que la Ley 39/2015 entrará en vigor el 2 de Octubre, se deber ir, obligatoriamente, hacia el documento y expediente electrónico y debe hacerse de forma organizada, sin precipitarse. Debemos ser conscientes que no es necesario tenerlo todo el primer día, podemos tener Plan B, pero han de ser temporales. Debemos aprovechar las herramientas que ya nos permiten implantarlo a fecha de hoy, pero debemos tener mucho cuidado con el documento electrónico ya que solo será eficiente, y por lo tanto válido, si su gestión es corporativa, estructurada y aplicando los estándares de la gestión documental

11-04-2016
Automatización del proceso de detección de incidencias en la base gráfica catastral

(Una de las principales actividades de la Dirección General del Catastro es la de crear y mantener registros de bienes raíces y sus descripciones. Estos registros contienen características físicas, económicas y jurídicas de las propiedades, incluyendo datos generales, como su localización y referencia catastral, así como información más detallada: uso y propósito del suelo, calidad de los edificios y poseedor del título.)

La Dirección General de Catastro está inmersa en un procedimiento de regularización del catastro que abarcará todo el territorio estatal, excepto País Vasco y Navarra, durante los ejercicios 2013 a 2016, ambos incluidos. La finalidad de dicho procedimiento es la regularización del Catastro Inmobiliario de tal forma que los bienes inmuebles que figuran en él, concuerden con los bienes inmuebles existentes en la realidad.  Tener esta información actualizada es de gran interés para las autoridades municipales, ya que garantiza la correcta emisión de los impuestos de los inmuebles.

El proceso de detección de incidencias basado en la documentación existente, se define como un proceso manual. En este proceso,  un operador cualificado busca de forma visual las discordancias entre la información contenida en el Catastro y la observada en la ortofotografía más actualizada del municipio a estudio. Esta tarea  tiene los inconvenientes de ser un proceso muy costoso en tiempo de operador, y de la heterogeneidad de criterio basado en factor humano.

Con el fin de subsanar estos inconvenientes, en TecnoGeo hemos  diseñado una metodología para la Dirección General de Catastro que permite extraer automáticamente las construcciones a partir de ortofotos aéreas y dato LiDAR .  Posteriormente cruzamos esta información con la base de datos gráfica catastral y detectamos las diferencias existentes entre la información catastral y la realidad. Este procedimiento se lleva a cabo utilizando IMAGINE Objective, un solución de Hexagon Geospatial para la clasificación orientada a objetos, así como ERDAS IMAGINE y GeoMedia como paquetes de software de referencia para el tratamiento de  imágenes y operaciones GIS.

El uso de esta innovadora tecnología de Hexagon Geoespatial, permitirá a la Dirección General del Catastro agilizar el proceso manual y obtener resultados rápidos y eficientes.

18-11-2015
Una ciudad Smart cambia el paradigma de gestión

Daniel Prats – Consultor especialista en Smart Cities y GIS

Las SmartCities tienen como objetivo gestionar más inteligentemente las ciudades para hacerlas más eficientes, más seguras, más sostenibles y más confortables. Para llevarlo a cabo, se debe analizar mejor los datos que se generan en infinidad de sistemas, integrarlos y correlacionarlos. La colaboración de todos los agentes es imprescindible para mejorar los servicios y la toma de decisiones.

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Una ciudad es un asentamiento numeroso y estable de persona en un lugar determinado. También es un espacio urbanizado con un conjunto de servicios para facilitar la vida a los ciudadanos que él conviven. Y en otro plano, la ciudad es una entidad jurídico-administrativa que contiene diferentes sistemas en constante evolución.

La constante evolución de la ciudad y de sus necesidades nos ha conducido, hasta ahora, a pensar y gestionarla de forma vertical y sectorial. Trabajamos los datos en diversos sistemas y con una telaraña de interrelaciones muy compleja. El resultado es que cada vez es más difícil, por no decir imposible, entenderla como un solo conjunto. Esta situación comporta que la ciudad no sea sostenible y, por lo tanto, no sea Smart.

Los indicadores que nos informan de la ciudad provienen de soluciones verticales, es decir, responden a unas necesidades concretas, y dan respuestas aisladas. La información se guarda departamentalmente. No la compartimos. Estamos demasiado orientados a realizar análisis de datos verticales y a generar informes con estos datos. Hemos de cambiar el paradigma y pasar de realizar análisis con informes a realizar análisis “on time”.

Por otro lado, el mercado genera presión y queremos darle respuesta sensorizándolo todo, creemos que poniendo sensores gestionaremos la ciudad eficazmente. Pero poner sensores en los sistemas urbanos comporta nuevos sistemas de información vertical y mayor complejidad de los datos resultantes. Si a esta situación le añadimos el recelo en compartir procesos y datos y que estamos orientados a la reacción, el resultado es la ineficiencia: tenemos datos distribuidos y desconectados de donde extraer información es lento y costoso. Y con todos los datos y la información que extraemos nos falta lo más importante: concretar el beneficio al ciudadano.

Esta situación la resolvemos usando herramientas que analicen transversalmente y sobre el territorio las informaciones provenientes de soluciones verticales.

Cómo es y cómo convertirse en una ciudad Smart

Una SmartCity es previsible y segura, muy sostenible, eficiente y cercana al ciudadano. Utiliza mejor la información. Los agentes saben lo que está pasando en cada instante y en cualquiera de los ámbitos para reaccionar a tiempo o anticiparse. Y esta eficiencia en la gestión requiere una mejor información, más detallada y actualizada.

El término CiudadSmart está hoy en día en boca de todos. Pero para hablar y compartir experiencias, necesitamos en primer lugar, definir una semántica común y en este ámbito se está trabajando. Todos debemos saber de qué hablamos, necesitamos una “anatomía” de la ciudad. Debemos etiquetar y clasificar los datos y entender las relaciones y las interacciones que se produzcan.

En segundo lugar, debemos hacer más eficientes los recursos disponibles, es fundamental compartir la información para identificar la necesidad y dar una mejor respuesta.

Y en tercer y último lugar, debemos construir “un Sistema Operativo de Ciudad”. Este sistema debe integrar y procesar la información de toda la ciudad y no solamente del Ayuntamiento. De la misma manera que existe un sistema de agua y que se conoce la red energética, el sistema de alumbrado y otros servicios, las ciudades necesitan una infraestructura de información totalmente integrada. Una plataforma que simplifique la integración de todos los datos y que permita correlacionarlos en tiempo real y ofrecerles un formato utilizable para todos los sistemas verticales.

Esto nos permite generar indicadores, alertas a los gestores, alimentar el OpenData, descubrir interrelaciones desconocidas, integrar datos de las redes sociales y generar avisos al ciudadano, entre otros. Es decir, permite generar conocimiento y utilizar este conocimiento para mejorar la ciudad.

25-11-2013
Gobierno de la Ciudad. Nuevos canales de Participación Ciudadana

Jordi Valeriano – Director de Estrategia de producto de TECNOGEO

Los modelos de relación entre los ciudadanos y sus administraciones están cambiando. Se crean nuevos canales de comunicación que pretenden impulsar el desarrollo local y la democracia participativa. La evolución de las tecnologías móviles y el uso extensivo de dispositivos inteligentes permite a los gobiernos locales ofrecer nuevas herramientas para promover la participación de los ciudadanos, mejorando la eficiencia y ofreciendo un servició más cercano.

Para que estos nuevos canales permitan la implicación efectiva de los ciudadanos en la toma de decisiones de los Gobiernos de las Ciudades, es necesario que se den tres componentes: 1. que los gestores de la Administración adopten e impulsen estas nuevas herramientas; 2. que las herramientas dispongan de la funcionalidad y usabilidad necesarias de manera que 3. el ciudadano utilice efectivamente y habitualmente este nuevo canal. 

Nuevas apps orientadas a fomentar la relación entre la administración y el ciudadano.

Cada vez es más fácil encontrar en Apple Store, Play Store o en Marketplace aplicaciones para smartphones o tabletas suministradas por las administraciones locales, si bien éstas son aún muy incipientes en el ámbito de la democracia participativa.

Para que estas apps se conviertan en una herramienta eficaz de participación, es importante que permitan una comunicación bidireccional entre la administración local y el ciudadano. Es decir, deben permitir tanto a los diferentes gestores de la ciudad proporcionar información en forma de documentos, noticias, agenda de actividades, comentarios o notificaciones más personalizadas,  como también que el ciudadano aporte su opinión en forma de encuestas, buzones de sugerencias o notificaciones de incidencias, entre otros.

Otro aspecto muy importante para hacer extensivo el uso de estas nuevas herramientas es que proporcionen una buena accesibilidad y usabilidad de las interfaces, de manera que todas las personas las puedan utilizar, incluso aquellos menos familiarizados con el uso de tecnologías móviles.

El valor de la geolocalización

La geolocalización proporciona gran valor añadido en los dos sentidos de la comunicación, ya que permite enviar y recibir información desde o hacia un lugar concreto del territorio. Saber dónde está el ciudadano facilita el envío de contenidos relevantes en función de su ubicación, incluso contenidos que sólo se hacen llegar en un lugar y momento determinado, utilizando técnicas como el geofencing. Por otro lado, recibir encuestas de opinión de un cierto punto de la ciudad permite hacer análisis geoestadístico, los cuales proporciona gran valor añadido en el proceso de toma de decisiones. Así mismo, para las notificaciones de incidencias en la vía pública, la geolocalización se convierte en un dato fundamental para ubicar y resolver las incidencias por parte de los técnicos de la administración.

Otro elemento a incorporar progresivamente es la utilización de las últimas tecnologías de visualización de cartografía para dispositivos móviles en 2D y 3D, que pueden ayudar definitivamente al ciudadano a localizar dónde se encuentra exactamente un determinado evento o punto de interés. 

Herramientas de soporte para los gestores de la ciudad

El dinamismo de la propia ciudad requiere comunicar continuamente nuevos contenidos al ciudadano, de una forma ágil y cercana. Estos contenidos no los elabora ni los puede centralizar una única persona. Diferentes departamentos de la administración, como urbanismo, vía pública, medio ambiente, promoción económica, civismo o alcaldía tienen que poder llegar al ciudadano para transmitirles notificaciones, nuevas encuestas de opinión o nuevas informaciones de actualidad, por poner algunos ejemplos.

Para conseguir una mejor fluidez en esta comunicación, hay que poner al alcance de los gestores de la administración, y en sus propios dispositivos móviles, las herramientas necesarias para que, desde cualquier lugar, puedan enviar y recibir notificaciones por parte de los ciudadanos, tal como lo haríamos actualmente utilizando herramientas propias de redes sociales como twitter o Facebook.

Por otro lado, para alcanzar la excelencia administrativa y poder dar una respuesta rápida al ciudadano, es necesario que las solicitudes del ciudadano se incorporen automáticamente a los procesos administrativos establecidos de forma que los propios flujos de trabaja de la ciudad, den respuesta, de una forma ágil y eficiente, a las necesidades de las personas que viven y pasean por su ciudad.

09-09-2013
El expediente electrónico y la gestión de su ciclo de vida

Jordi Masies – Socio-Director de AGTIC – Asesor de ABSIS

Las administraciones públicas se encuentran inmersas en un proceso de modernización para adaptarse a las nuevas demandas de los ciudadanos y a las nuevas leyes que han ido surgiendo, con el objetivo de adecuar estas administraciones a la realidad de la sociedad. Esta adaptación, aparte de la mejora en el servicio, debería  aportar, también, una importante simplificación administrativa, ahorro de costos y mejora de la eficiencia.

Aun así, la realidad hoy es que todos los documentos de los ayuntamientos, si bien se originan electrónicos en casi su totalidad, en un 99%, se pasan a papel, se imprimen, se firman y se archivan en carpetas.

Así mismo, la tendencia es ir pasando de la relación presencial con el ciudadano a la relación telemática, pero es el ciudadano el que decide y, por tanto, será éste el que definirá el calendario. Por otro lado, y donde sí las administraciones públicas pueden definir su calendario, es en el otro cambio de paradigma, ir pasando de un ayuntamiento basado en el papel a uno basado en el documento y expediente electrónico, donde ya se permite el procedimiento administrativo automatizado. Y este procedimiento tiene que basarse en documentos seguros, tanto desde el punto de vista técnico como jurídico-tecnológico.  Este hecho imprescindible genera muchos interlocutores y muchas personas a opinar, por tanto, los ayuntamientos necesitaran cada vez más, perfiles mixtos: técnico/legal, técnico/archivero,… hecho que no es sencillo para la administración pública. La administración electrónica es un cambio cultural más que de complejidad tecnológica.

Por otro lado, las leyes en vigor permiten gestionar un ayuntamiento sólo con documentos y expedientes electrónicos (Ley 11/2007), y un documento electrónico es un fichero, pero también un video, una foto o una grabación de voz y esto abre muchas posibilidades. Y para que estos ficheros tengan validez es necesario garantizar su integridad, identificar el autor, garantizar la autenticidad e indicar la fecha de creación, entre otras informaciones. Son metadatos y, por tanto, se tienen que cuestionar si se tiene que ir a  modelos docucéntricos (e-mails, PDF,…) o datacéntricos (XML). En el primer caso, los podemos leer, pero son de difícil gestión por parte de los ordenadores. En cambio, en los datacéntricos, los sistemas de información los pueden gestionar de forma automatizada, pues ya incluyen los metadatos. La Administración Pública se debería preguntar: ¿Es necesario imprimir y escanear tantos documentos? ¿Cuándo admitiremos la auto compulsa? ¿Cuándo podremos destruir el papel?. Está claro que se puede, hay que saber cómo se debe hacer y después eliminar completamente el papel.

Archivo electrónico

Es por los motivos mencionados que los ayuntamientos deben ir hacia el archivo electrónico. La pregunta es cuándo y si hay que invertir en recursos para hacer una integración con las plataformas de archivo seguro.

Para crear un archivo electrónico es necesario tener asociados los metadatos, establecer, consensuar y poner en marcha un calendario y una estrategia bien definida y que todo el ayuntamiento debe conocer. Los retos de ahora son, por un lado extraer el expediente del sistema de gestión documental (una vez finaliza su fase de tramitación), la gestión del ciclo de vida del expediente electrónico y la gestión de expedientes híbridos y en papel con la instancia electrónica.

El gestor de expedientes

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El gestor de expedientes en una herramienta clave en la implantación del documento y expediente electrónico. Para ponerlo en marcha hay que hacer una reingeniería de los procesos simplificando los procedimientos antes de implementarlo. Para hacerlo es imprescindible una metodología, aplicar siempre que sea posible el procedimiento administrativo automatizado, implementar la interoperabilidad, generar los documentos electrónicos de forma nativa, digitalizar de forma segura (generando copias auténticas) los documentos en papel y hacer los cambios normativos para facilitar la tramitación electrónica de los expedientes.

Los problemas más habituales de las administraciones para llevarlo a cabo son la dificultad de cerrar el funcional del circuito –si éste es complejo-, los costes de cambios en los circuitos y una gestión complicada. Pero los beneficios son importantes ya que el trabajador público no necesita conocer el proceso, ya que está implementado tecnológicamente; todos los procedimientos se hacen de la misma forma y se puede realizar un control de tiempos, sabiendo lo que se tarda globalmente y también por fases.

Constantemente salen herramientas para permitir una gestión del procedimiento más flexible. Son las herramientas CASE. Estas herramientas permiten definir un flujo a nivel general y dejar a los usuarios las acciones, las decisiones y remitir el expediente a otros usuarios.

Sus funcionalidades son importantes, inician un nuevo expediente, creándolo, identificando la serie documental y el tipo de expediente. También permiten crear y firmar el documento, enviarlo a un portafirmas de un circuito, al registro correspondiente, recepcionarlo, enviarlo al expediente de otro usuario, informar de datos y cerrar el expediente.

Son herramientas muy flexibles y, por tanto, permiten excepciones y una gestión eficiente de los metadatos con dos o tres repositorios para garantizar la seguridad.

Conclusiones

El gestor de expedientes es clave una vez superada la fase de relación telemática con el ciudadano. Es necesario que esté integrado al gestor documental y que cumpla las políticas del organismo. Es muy importante tener visores para documentos electrónicos complejos y hay que definir  una metodología de reingeniería y simplificación de los procesos antes de implantarlos sobre el gestor de expedientes, los cuales deberían estar implementados en base a unas políticas de gestión documental corporativas.

Definir y poner en marcha un plan de formación y comunicación con el objetivo de que todas las personas involucradas se sientan seguras y adopten de buen grado esta tecnología es necesario para garantizar el éxito de la implantación.

18-12-2012
Taller práctico de adaptación a la nueva reglamentación contable de los Ayuntamientos

ABSIS participa como experta y líder de opinión en este ámbito

El pasado 19 de diciembre tendrá lugar en Madrid, en la sede de Consejo General COSITAL de Secretarios Interventores y Tesoreros de las Administraciones Locales, un taller práctico sobre la adaptación de los programas informáticos de las Entidades Locales al nuevo sistema  de comunicación al Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas para el cumplimiento de la Orden HAP/2105/2012, de 1 de octubre, la cual desarrolla las obligaciones derivadas de la Ley de Estabilidad Presupuestaria y Sostenibilidad Financiera.

Las implicaciones de esta Orden son de especial relevancia e impacto en la gestión de ayuntamientos e inciden de forma importante en la manera en que las entidades locales rinden cuentas al Ministerio. Por ese motivo los Interventores Municipales han abierto un foro de discursión a nivel nacional, a través de la red profesional Cositalnetwork, en el que además de tratar este tema, se está discutiendo sobre la propuesta de la nueva instrucción contable de las administraciones locales que está en trámite.

Absis participará  en el taller como empresa experta y lìder a nivel estatal de soluciones de gestión económico-financieras para la administración local. Su participación es habitual en los foros estatales de discusión entre el Ministerio, Consejos de Secretarios, Interventores, Tesoreros y especialistas del sector.

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