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La Gestión Corporativa del e-Expediente

Conferencia de Jordi Masias Muntada // Socio-Director de AGTIC Consulting

El hecho más drástico e importante de lo que significa la 39/2015 para los Ayuntamientos y la Administración en general, es que a partir del 2 de octubre los únicos documentos administrativos con validez jurídica serán los electrónicos.

Todos sabemos que la mejor manera de cambiar las cosas es que nos obliguen a hacerlo y ahora es el momento. Las Administraciones que ya funcionan electrónicamente han mejorado su eficiencia. Y la no que es el paradigma es la Agencia Tributaria de España. Todos recordamos que hace tiempo presentábamos las declaraciones de la renta con documentos que comprábamos en los estancos, después vino el programa Padre, posteriormente internet y ahora, la Agencia Tributaria es la primera Administración realmente electrónica. Siempre ha ido por delante del resto de Administraciones. Y, es posible pensar que detrás de la última Ley 39/2015, hay la voluntad de la Agencia Tributaria de buscar y encontrar los posibles fraudes de los contribuyentes.

Es evidente que se trata de una paso difícil, pero cuando se llegue, el tiempo de tramitaciones es mucho más rápido y los costes, sobre todo de personal, disminuyen de forma importante, al menos los destinados a realizar actuaciones con poco valor añadido: validar, trasladar, buscar documentos, etc…

Las herramientas que hoy utilizamos requieren de mucho personal y este, con poco valor añadido. Pero cada vez más, el perfil de los funcionarios será más técnico y de más valor. Personas que analicen la información y realicen actuaciones proactivas y por tanto, cada vez más, con el objetivo de atender mejor al ciudadano como asesores personales. La Administración avanza para pasar de ser proactiva a ser reactiva, al disponer de toda la información en un formato fácil de gestionar y explotar.

A veces, aún hoy, solicitamos al ciudadano que nos aporte documentos que ya nos había aportado e incluso que la propia Administración ha generado, así mismo la Ley 22/2007 indicaba que no se debían solicitar documentos que ya se habían aportado. Con la Ley 39/2015 identificaremos si los documentos ya los tenemos para no volver a solicitarlos.

La nueva normativa y los beneficios de la Administración sin papeles

De la Ley 39/2015, los artículos que ponen en relieve el cambio son el artículo 26 que indica que los documentos administrativos “son electrónicos” a menos que su naturaleza exija ser de otro modo más adecuado. Y el artículo 70 que prevé la formación de un “expediente administrativo electrónico”.

La introducción del documento y expediente electrónico como columna vertebral de la gestión administrativa, puede comportar múltiples beneficios, además del propio cumplimiento normativo:

  • Eliminación del uso de papel, así los costes en tiempo y dinero derivados de su transporte, traslado y almacenaje.
  • Automatización de los procesos, con la posibilidad de gestionar determinados servicios de forma automática.
  • Reducción de las tareas sin valor añadido, que podrán ser ejecutadas por herramientas tecnológicas, destinando recursos humanos a tareas que aporten más valor a la organización y a los ciudadanos y resulten a la vez, más enriquecedoras.
  • Mejor servicio al ciudadano con un coste inferior.
  • Gestionar la interoperabilidad de forma eficiente.Se debe abordar el proyecto de forma corporativa y con un modelo predefinido
  • El proyecto de gestión del documento y expediente electrónico, debe ser abordado de forma corporativa y con un modelo predefinido, si no es así, acaba aportando alguno de los siguientes problemas:
  • Pérdida de la validez del documento electrónico.
  • Alta complejidad en lagestión de todo el ciclo de vida.
  • Pérdida de algunas de las ventajas: reducción de tiempo y costes, no automatización de los procesos, entre otros.
  • Incremento de las tareas sin valor añadido: gestión manual de los documentos electrónicos.
  • No optimizar la gestión de la interoperabilidad.

Modelo de gestión del documento electrónico

Las decisiones que se deben tomar a nivel corporativo son:

  • ¿Cómo debe ser el ciclo de vida del expediente electrónico (creación, cierre, foliado, eliminación, envío y archivo, …?
  • ¿Cómo digitalizaremos un documento?
  • ¿Qué firmas electrónicas generaremos y como garantizamos su conservación?
  • ¿Qué metadatos hemos de complementar al documento y expediente electrónico?
  • ¿Qué políticas de acceso daremos a los documentos y expedientes electrónicos a lo largo de su ciclo de vida?
  • ¿Qué tareas podemos automatizar?¿Qué podemos externalizar?
  • ¿Qué responsabilidades tienen las personas que participan en el ciclo de vida?
  • ¿Cómo preservaremos los expedientes electrónicos?Así mismo, el Ayuntamiento deberá disponer, entro otras, de herramientas de tramitación (firma electrónica) y herramientas de gestión que generen documentos electrónicos (digitalización); un gestor documental y un archivo electrónico único.
  • Para poder garantizar que el documento y expediente electrónico sea seguro, gestionable, interoperable y preservable, debemos definir dos herramientas importantes: el modelo de gestión del documento y expediente electrónico y, la política de gestión del documento electrónico.

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El documento electrónico en la Administración

A continuación indicamos cuales son las principales herramientas que un Ayuntamiento debe tener para poder gestionar el expediente electrónico con todas las garantías jurídicas y cuál es el estado actual de los Ayuntamientos, según nuestra experiencia:

Herramienta

Implantación

Herramienta de tramitación

Media

Porta-firmas

Media/Baja

Gestor documental

Baja

Política y modelo de gestión del documento y expediente electrónico

Muy baja

Acceso a servicios de interoperabilidad

Baja

Archivo seguro

Muy baja

Herramientas de resellado de documentos electrónicos

Muy baja

Evidencias electrónicas

Muy baja

Herramientas de digitalización segura e impresión segura (CSV)

Media/Baja

 

Estrategias de implantación del expediente electrónico

Básicamente son dos las estrategias para implantar el expediente electrónico con las ventajas e inconvenientes correspondientes para cada una de ellas: la reingeniería de procesos y la utilización de herramientas de gestión de expedientes que ya se encuentran en el mercado con la participación intensa de un trabajador público.

Lo que se refiere a la reingeniería, la ventaja principal es que se automatiza mucho el proceso y, por lo tanto, el tiempo y el coste de tramitación se reducen. En cambio como principal inconveniente está el tiempo de puesta en funcionamiento que es muy alto, no se toleran casos especiales y es mucho más complejo realizar los cambios al sistema que la normativa requiere.

Lo que se refiere a la utilización de herramientas de gestión de expedientes que ya se encuentran en el mercado, con la participación del trabajador público de forma intensa, destacaríamos que es más rápido de poner en funcionamiento, tolerante a los casos especiales y a los cambios y más aceptado por la organización. En cambio, no se aprovecha al máximo la automatización y a veces el proceso no es el óptimo.

Conclusiones

Como que la Ley 39/2015 entrará en vigor el 2 de Octubre, se deber ir, obligatoriamente, hacia el documento y expediente electrónico y debe hacerse de forma organizada, sin precipitarse. Debemos ser conscientes que no es necesario tenerlo todo el primer día, podemos tener Plan B, pero han de ser temporales. Debemos aprovechar las herramientas que ya nos permiten implantarlo a fecha de hoy, pero debemos tener mucho cuidado con el documento electrónico ya que solo será eficiente, y por lo tanto válido, si su gestión es corporativa, estructurada y aplicando los estándares de la gestión documental